Koncept

Proizvodi

Problematika arhiviranja

Problemi koji se pojavljuju kod upravljanja fizičkim dokumentima:

GDJE ‐ je dokument ?
KAKO ‐ provjeriti je li to traženi dokument ?
KADA ‐ i kako ga mogu dobiti ?
TKO ‐ će otići po dokument ?

MORE je “Core” proizvod IT Sistema temeljen na RM principima, prvenstveno na međunarodnom standardu Moreq2. Temeljne postavke sustava su slijedeće:

Evidencije u arhivima

MORE omogućava vođenje svih evidencija u arhivima: pojedinačnih dokumenata, nacrta, zbirki dokumenata ili predmetno grupiranu dokumentaciju u arhivu, evidencija o imateljima gradiva izvan arhiva ili evidencija o korištenju gradiva. Jedinstvena struktura podataka osigurava da evidencije svih arhiva i drugih imatelja gradiva budu usklađene. MORE je oblikovano tako da omogućava jednostavnu i brzu prilagodbu strukture i sadržaja evidencija korisničkim potrebama ili izmjenama propisa.

Opis i obrada gradiva

MORE omogućuje opis gradiva bilo koje vrste ili sadržaja prema međunarodnim normama za opis arhivskog gradiva. Za opis posebnih vrsta gradiva dostupni su i drugi odgovarajući podaci. Po potrebi se mogu specificirati i kreirati vlastiti elementi podataka, kao i vlastite vrste gradiva. Sustav upravljanja korisničkim pravima osigurava pristup podacima u obradi osobi koja obrađuje pojedini fond ili zbirku. Tek po završetku obrade i uz dodatnu autorizaciju podaci mogu biti dostupni drugim osobama.

Opis je podržan jedinstvenom normativnom datotekom pravnih i fizičkih osoba i brojnim listama vrijednosti koje smanjuju mogućnost pogrešnog unosa.

Evidencije stvaratelja i imatelja gradiva izvan arhiva

Osim što podržava evidencije dokumentacijskih zbirki i jedinica MORE stvarateljima i imateljima gradiva izvan arhiva omogućava korištenje svih opcija za opis i upravljanje gradivom u arhivima. Dostava popisa gradiva nadležnom arhivu je automatizirana: dovoljna je autorizacija ovlaštene osobe. MORE podržava funkcije vrednovanja gradiva i automatsku izradu popisa s rokovima čuvanja te prijedloga za izlučivanje i predaju gradiva arhivu. Dovoljno je upisati rok čuvanja pojedine upisane jedinice ili cjeline.

Nakon predaje gradiva arhivu podaci se jednostavno pridružuju fondu kojem gradivo pripada. Stvaratelj uvijek može pristupiti podacima o svome gradivu bez obzira na to što ga je predao.

Prednosti sustava

MORE je mrežni informacijski sustav instaliran na središnjem mrežnom poslužitelju i dostupan s bilo kojeg mjesta putem Interneta. Na korisničkoj strani nema nikakvih posebnih hardverskih ili softverskih zahtjeva što znatno snižava troškove korištenja i održavanja.

Za razliku od većine sličnih mrežnih sustava MORE ne omogućava samo pretraživanje i pregled podataka putem Interneta, nego i pristup svim programskim funkcijama za obradu, opis i upravljanje arhivskim gradivom. To je omogućeno sustavom za upravljanje korisničkim pravima i pravima pristupa pojedinim podacima.

MORE je cjelovito rješenje za rad arhiva budući da osim obrade gradiva podržava i vođenje evidencija o gradivu , korištenje i digitalizaciju gradiva te ostale zadaće vezane za upravljanje gradivom. Omogućuje integraciju podataka i usluga arhiva, a korisnicima su na jednome mjestu dostupni svi podaci o evidentiranome gradivu i njegovim imateljima i stvarateljima. MORE je otvoren svim imateljima i stvarateljima arhivskog gradiva, poglavito stvarateljima koji svoje gradivo predaju arhivima. Obradom i opisom gradiva od strane samih stvaratelja, u ranoj fazi i prije predaje arhivu, omogućava se ranija dostupnost podataka o gradivu, a stvarateljima se olakšava postupak pripreme gradiva za predaju i sama predaja. Podaci koje je stvaratelj upisao o svome gradivu jednostavno se nakon preuzimanja u arhiv integriraju u arhivistički opis čime se znatno ubrzava i skraćuje arhivistička obrada gradiva.

Digitalizacija gradiva

Podaci o arhivskome gradivu lako se povezuju s digitalnim kopijama ili izvorno digitalnim gradivom na koje se odnose. Pri tome korisnik ne mora sam brinuti za organizaciju i zaštitu repozitorija digitalnih sadržaja. Korisničke verzije prilagođene su pretraživanju i pregledu putem Interneta.